การอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของรัฐสภา

ธนียา วงค์สีทา   |   11 สิงหาคม 2564

“...เจ้าหน้าที่ส่วนงานจดหมายเหตุและบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ทั้งผู้ให้บริการและผู้ใช้บริการ จะต้องตระหนักถึงความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น โดยดำเนินงานในทุกขั้นตอนด้วยความใส่ใจ และให้ความร่วมมือปฏิบัติตามคำแนะนำในการใช้เอกสารจดหมายเหตุอย่างเคร่งครัด...”

รัฐสภาเป็นองค์กรด้านนิติบัญญัติ มีความสำคัญในฐานะเป็นองค์กรที่ทำหน้าที่ในการออกกฎหมาย ควบคุมการบริหารราชการแผ่นดิน และหน้าที่อื่นตามรัฐธรรมนูญกำหนด ทำให้มีเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานจำนวนมากและมีความสำคัญยิ่ง เอกสารเหล่านี้นอกจากจะมีคุณค่าทางด้านนิติบัญญัติแล้ว ยังมีคุณค่าทางด้านประวัติศาสตร์ที่แสดงถึงภารกิจด้านการสนับสนุนงานด้านนิติบัญญัติ ด้วยเหตุผลดังกล่าว กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบดำเนินการด้านการบริหารงานจดหมายเหตุ จึงตระหนักถึงความจำเป็นในการจัดเก็บและดูแลรักษาเอกสารจดหมายเหตุให้เป็นไปอย่างถูกต้อง และปลอดภัยตามหลักการอนุรักษ์เอกสาร

หลักการอนุรักษ์เอกสาร

ในการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของกลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ จะยึดหลักการอนุรักษ์ตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ ซึ่งหากจะกล่าวถึงการอนุรักษ์แล้วจะมีความหมาย 2 นัย คือ (1) การป้องกัน และ (2) การปฏิบัติการอนุรักษ์

การป้องกัน เป็นวิธีการชะลอการชำรุดหรือเสื่อมสภาพที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร ซึ่งก่อนจะป้องกันไม่ให้เอกสารจดหมายเหตุเกิดความชำรุดหรือเสื่อมสภาพนั้น จำเป็นต้องเข้าใจถึงคุณสมบัติของวัสดุที่ผลิตเอกสาร สาเหตุและปัญหาต่าง ๆ ที่อาจก่อให้เกิดความชำรุดหรือเสื่อมสภาพ เพื่อให้สามารถเลือกวิธีป้องกันและหลีกเลี่ยงปัญหาต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นกับเอกสารได้อย่างเหมาะสม

การปฏิบัติการอนุรักษ์ เป็นวิธีการที่นำมากำจัดปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นบนเอกสารจดหมายเหตุออกไปให้หมด แล้วซ่อมแซมหรือใช้วิธีการเสริมสร้างให้กลับคืนสู่สภาพเดิมหรือให้ใกล้เคียงสภาพเดิมที่สุด ทั้งความแข็งแรง รูปแบบและเนื้อวัสดุ ทั้งนี้ วิธีการที่นำมาใช้จะต้องไม่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับเอกสาร

สำหรับการอนุรักษ์หรือสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภาของกลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ จะเน้นการป้องกันและหยุดยั้งการเสื่อมสภาพของเอกสาร ลดความเสี่ยงที่จะทำให้เกิดความเสียหายต่อเอกสารในอนาคตมากกว่าการปฏิบัติการอนุรักษ์หรือซ่อมแซม เพราะข้อจำกัดในการอนุรักษ์หรือซ่อมแซม ต้องใช้บุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หรือต้องได้รับการฝึกอบรมในเรื่องดังกล่าวเป็นอย่างดี อีกทั้งวัสดุที่ใช้ก็มีราคาสูงด้วย

แนวทางการป้องกันและสงวนรักษาเอกสาร

1. การเลือกใช้วัสดุจัดเก็บเอกสาร

การเลือกใช้วัสดุในการจัดเก็บเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง เพราะเอกสารจดหมายเหตุจะต้องสัมผัสกับวัสดุจัดเก็บหรือจัดวางเป็นระยะเวลายาวนาน ถ้าเลือกใช้วัสดุที่เหมาะสมเท่ากับเป็นการยืดอายุให้เอกสาร แต่ถ้าเลือกวัสดุที่ไม่เหมาะสมเท่ากับเป็นตัวทำลายเอกสารให้เสื่อมสภาพก่อนระยะเวลาอันควร โดยวัสดุที่ใช้ในการจัดเก็บหรือจัดวางเอกสาร อาจทำจากไม้ กระดาษ ผ้า กระจก พลาสติก วัสดุเหล่านี้มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ดังนั้น ในการพิจารณาเลือกใช้ จึงควรพิจารณาคุณสมบัติต่าง ๆ ของวัสดุ โดยเฉพาะคุณสมบัติทางกายภาพ คือ ต้องเป็นวัสดุที่เสถียร ไม่เปลี่ยนสี ไม่เปลี่ยนสภาพ ไม่ให้ไอระเหยที่เป็นอันตราย คุณสมบัติของวัสดุจัดเก็บหรือจัดวางทางกายภาพที่ดีควรเป็นวัสดุที่คงสภาพเดิมตลอดเวลา มีความแข็งแรงและยืดหยุ่นคงที่ ยอมให้น้ำ แสงและอากาศผ่านได้ กล่าวคือเป็นวัสดุที่ไม่ทำปฏิกิริยากับสิ่งแวดล้อมจนเกิดอันตรายกับเอกสารจดหมายเหตุ เช่น กรอบ เปราะ เป็นฝุ่นผง เยิ้มเหนียว มีกรด มีกลิ่น เกิดคราบเปื้อนและทำให้บริเวณที่จัดเก็บหรือจัดวางอับชื้น ตลอดจนพิจารณาความทนทานต่อแมลงและเชื้อรา เป็นต้น

ด้วยเหตุนี้ กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ จึงเลือกใช้ครุภัณฑ์ที่เป็นชั้นโลหะแทนชั้นไม้ในการจัดเก็บหรือจัดวางเอกสารจดหมายเหตุ เพราะชั้นไม้มีไอระเหยเป็นกรดอ่อน ๆ ทำให้ดึงดูดแมลงและเชื้อรา เพราะหากมีความชื้นสูงแล้วจะติดเปื้อนกับเอกสารจดหมายเหตุได้ ส่วนวัสดุที่นำมาใช้จัดทำกล่องเอกสาร แฟ้ม ปก สำหรับจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุจะเป็นวัสดุประเภทไร้กรด เช่น กระดาษไร้กรด (Acid-free Paper) เพราะกระดาษที่มีความเป็นกรดทำให้เอกสารที่จัดเก็บเกิดการเปลี่ยนสีเป็นสีเหลืองหรือสีน้ำตาล เส้นฝอยของกระดาษจะขาดความแข็งแรง ทำให้กระดาษเปราะบาง ฉีกขาดได้ง่าย และมีอายุการใช้งานสั้น นอกจากนี้ ยังมีวัสดุอื่นที่นำมาใช้เพื่อการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุ เช่น กระดาษสา เทปกาวไร้กรด สำหรับซ่อมแซมเอกสาร ลวดเสียบพลาสติก ถุงมือผ้า ไมลาร์ สำหรับใช้ในการทำซองจัดเก็บรูปภาพ เนื่องจากไมลาร์เป็นพลาสติกใส มองเห็นได้ง่าย มีความเหนียว แข็งแรง ป้องกันสิ่งสกปรกและป้องกันภาพติดกันเมื่อโดนความชื้น

2. การควบคุมปัจจัยที่เป็นสาเหตุให้เอกสารจดหมายเหตุชำรุด

2.1 การทำความสะอาดเอกสาร เมื่อรับมอบเอกสารเข้ามาแล้ว สิ่งแรกที่ต้องดำเนินการเป็นลำดับแรก คือ การทำความสะอาดฝุ่นละอองบนเอกสารหรือกระดาษ เพราะฝุ่นละอองทำให้เอกสารเสื่อมสภาพได้ทั้งทางตรงและทางอ้อม ฝุ่นละอองที่ติดมากับกระดาษ จะทำให้กระดาษสึกกร่อนจากการขัดสี หรือหากต่อไปโดนความชื้นอาจจะทำให้เกิดสารละลายที่มีฤทธิ์เป็นกรดหรือด่าง ซึ่งจะทำให้เกิดปฏิกิริยากับเอกสารจดหมายเหตุ จากนั้นจึงแกะลวดเย็บกระดาษ คลิป ลวดเสียบกระดาษออกให้หมด เพราะวัสดุพวกนี้ทำจากเหล็กเมื่อโดนความชื้นจะทำให้เป็นสนิมเหล็กได้ในอนาคต หากมีเทปใสติดมากับกระดาษให้แกะออก เพราะเทปใสจะมีเนื้อกาวติดแน่นอยู่กับเนื้อกระดาษ เมื่อเวลาผ่านไปจะทำให้กระดาษนั้นแข็งกรอบจนชำรุดหรือฉีกขาดได้ เมื่อนำวัสดุที่อาจทำให้เอกสารชำระหรือเสื่อมสภาพออกหมดแล้ว จึงคัดแยกและจัดเก็บเอกสารในแฟ้ม และใส่กล่องไร้กรดที่มีฝาปิดมิดชิด เพื่อป้องกันฝุ่นละอองและแมลง และจัดวางบนสถานที่จัดวางต่อไป

2.2 การควบคุมอุณหภูมิและความชื้น อุณหภูมิและความชื้นเป็นเรื่องสำคัญและเกี่ยวเนื่องกัน เมื่ออุณหภูมิสูงขึ้น ความชื้นสัมพัทธ์จะลดลง และหากอุณหภูมิลดลง ความชื้นสัมพัทธ์จะสูงขึ้น ซึ่งไม่ว่าความชื้นจะสูงขึ้นหรือลดลง ย่อมส่งผลโดยตรงกับเอกสารจดหมายเหตุ กล่าวคือ ถ้าความชื้นต่ำเกินไปกระดาษจะแห้งกรอบ เปราะ ฉีกขาดง่าย หากความชื้นสูงเกินไปกระดาษจะดูดความชื้นแล้วพองตัว ทำให้เอกสารบิดงอ ดังนั้น ห้องที่ใช้จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุควรออกแบบเพื่อจัดเก็บเอกสารให้สามารถควบคุมอุณหภูมิและความชื้นให้อยู่ในสภาวะคงที่

2.3 การควบคุมความร้อนและแสงสว่าง ความร้อนและแสงสว่างไม่ว่าจะเป็นแสงธรรมชาติ หรือแสงจากหลอดไฟ จะมีปริมาณของแสงอัตราไอโลเลตและแสงอินฟาเรด และแสงเหล่านี้ทำให้กระดาษเกิดการเปลี่ยนแปลงทางเคมีในเนื้อกระดาษได้ ซึ่งเป็นการชำรุดหรือเสื่อมสภาพของเส้นใยโดยวิธีการทางเคมี มีความร้อนเป็นตัวเร่งให้เกิดปฏิกิริยาได้เร็วขึ้น ซึ่งจะทำให้กระดาษเหลือง และความเหนียวของกระดาษลดลง จึงควรมีวิธีการควบคุมแสงสว่างโดยไม่เปิดไฟในบริเวณที่จัดเก็บเอกสาร หรือใช้กระดาษปิดช่องกระจกหน้าต่าง หากมีแสงธรรมชาติส่องเข้ามา

2.4 การควบคุมแมลง เอกสารและวัสดุจัดเก็บส่วนใหญ่จะเป็นกระดาษ ซึ่งกระดาษมีองค์ประกอบทางเคมี เป็นเซลลูโลส และเจลลาตินหรือแป้งเป็นส่วนประกอบ สารประกอบเหล่านี้เป็นอาหารที่ดีของแมลง แมลงที่พบโดยทั่วไป คือ ปลวกและหนอนหนังสือ จึงต้องมีวิธีการควบคุมดูแล โดยการดูแลความสะอาด ฉีดพ่นยากำจัดปลวกและแมลง ที่สำคัญไม่ควรรับประทานอาหารหรือทิ้งเศษขยะภายในห้องจัดเก็บเอกสาร

2.5 มนุษย์ ในที่นี้ หมายถึง ผู้ให้บริการและรับบริการ ซึ่งมีการจับต้องหรือสัมผัสเอกสารจดหมายเหตุ จึงมีโอกาสที่จะทำให้เอกสารเกิดการชำรุดหรือเสื่อมสภาพได้ เช่น การไม่ระมัดระวังในการหยิบจับ การเคลื่อนย้ายจนทำให้เอกสารฉีกขาดหรือยับย่นได้ การแตะต้องสัมผัสบ่อยครั้งก็อาจทำให้เกิดคราบเปื้อน การปล่อยปละละเลยไม่รักษาความสะอาด ทำให้ฝุ่นละอองและสิ่งสกปรกสะสม เป็นเหตุให้แมลงและเชื้อราเจริญเติบโตจนทำลายเอกสาร เป็นต้น

จากที่กล่าวมา กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ จึงมีการอนุรักษ์และควบคุมปัจจัยดังกล่าวด้วยวิธีการที่เหมาะสมตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ เพื่อป้องกันเอกสารจดหมายเหตุมิให้เกิดชำรุดหรือเสื่อมสภาพ

การอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของรัฐสภา เจ้าหน้าที่ส่วนงานจดหมายเหตุและบุคคลที่เกี่ยวข้อง ทั้งผู้ให้บริการและผู้ใช้บริการ จะต้องตระหนักถึงความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น โดยดำเนินงานในทุกขั้นตอนด้วยความใส่ใจ และให้ความร่วมมือปฏิบัติตามคำแนะนำในการใช้เอกสารจดหมายเหตุอย่างเคร่งครัด เพื่อป้องกันและสงวนรักษาเอกสารให้สามารถเก็บเอกสารได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัยตามหลักวิชาการ และง่ายต่อการสืบค้นและให้บริการ